PENGERTIAN, SISTEM & PROSES AUDIT SUMBER DAYA MANUSIA

Pengertian Audit Sumber Daya manusia (SDM)

Audit merupakan proses pengumpulan dan pengevaluasian bahan bukti tentang informasi yang dapat diukur mengenai suatu entitas ekonomi yang dilakukan seorang yang kompeten dan independen untuk dapat menentukan dan melaporkan kesesuaian informasi dengan kriteria-kriteria yang telah ditetapkan (Arens, 1997). Sedang audit SDM adalah pemeriksaan kualitas kegiatan SDM secara menyeluruh dalam suatu departemen, divisi atau perusahaan, dalam arti mengevaluasi kegiatan-kegiatan SDM dalam suatu perusahaan dengan menitikberatkan pada peningkatan atau perbaikan (Rivai, 2004).

Sedangkan menurut Gomez- Mejia (2001), audit sumber daya manusia merupakan tinjauan berkala yang dilakukan oleh departemen sumber daya manusia untuk mengukur efektifitas penggunaan sumber daya manusia yang terdapat di dalam suatu perusahaan. Selain itu, audit memberikan suatu perspektif yang komprehensif terhadap praktik yang berlaku sekarang, sumber daya, dan kebijakan manajemen mengenai pengelolaan SDM serta menemukan peluang dan strategi untuk mengarahkan ulang peluang dan strategi tersebut. Intinya, melalui audit dapat menemukan permasalahan dan memastikan kepatuhan terhadap berbagai peraturan perundangan-undangan dan rencana-rencana strategis perusahaan.

Audit SDM merupakan suatu metode evaluasi untuk menjamin bahwa potensi SDM dikembangkan secara optimal (Rosari, 2008). Secara lebih terinci, audit SDM juga memberi feedback dan kesempatan untuk:

1.      Mengevaluasi keefektifan berbagai fungsi SDM yang meliputi rekrutmen dan seleksi, pelatihan dan penilaian kinerja.

2.      Menganalisis kontribusi fungsi SDM pada operasi bisnis perusahaan.

3.      Melakukan benchmarking kegiatan SDM untuk mendorong perbaikan secara berkelanjutan.

4.      Mengidentifikasi berbagai masalah strategi dan administratif implementasi fungsi SDM.

5.      Menganalisis kepuasan para pengguna pelayanan departemen SDM

6.      Mengevaluasi ketaatan terhadap berbagai peraturan perundang-undangan, kebijakan dan regulasi pemerintah.

7.      Meningkatkan keterlibatan fungsi lini dalam implementasi fungsi SDM.

8.      Mengukur dan menganalisis biaya dan manfaat setiap program dan kegiatan SDM

9.      Memperbaiki kualitas staf SDM.

10.  Memfokuskan staf SDM pada berbagai isu penting dan mempromosikan perubahan serta kreatifitas.

Manfaat Audit SDM

Menurut Rivai (2004), audit SDM mengevaluasi aktifitas SDM yang digunakan dalam suatu perusahaan dan merupakan pengendalian kualitas keseluruhan yang mengevaluasi aktifitas SDM dalam suatu perusahaan. Manfaat dari audit SDM ini antara lain yaitu:

1.      Mengidentifikasi kontribusi-kontribusi departemen SDM terhadap perusahaan.

2.      Meningkatkan citra profesional departemen SDM

3.      Mendorong tanggungjawab dan profesionalisme yang lebih besar diantara karyawan departemen SDM

4.      Memperjelas tugas-tugas dan tanggungjawab departemen SDM

5.      Menstimulasi keragaman kebijakan dan praktik-praktik SDM

6.      Menemukan masalah-masalah SDM yang kritis

7.      Menyelesaikan keluhan-keluhan dengan berpedoman pada aturan yang berlaku

8.      Mengurangi biaya-biaya SDM melalui prosedur yang efektif

9.      Meningkatkan kesediaan untuk mau menerima perubahan yang diperlukan didalam departemen SDM.

Tujuan Audit SDM

Ketika anda melakukan audit SDM, sebenarnya ada beberapa hal yang mesti diketahui yakni kegunaan audit SDM itu sendiri. Ini tergantung dari perspektif dan tujuan audit SDM itu sendiri. Dengan mengetahui tujuan audit, maka pelaksanaan audit dan prosesnya akan menyelaraskan dengan tujuan tersebut. Beberapa hal yang menjadi tujuan dan kegunaan audit SDM antara lain:

1.      Mencari hal-hal yang berpotensi menimbulkan masalah serius di kemudian hari.

2.      Mencari area yang dapat dilakukan perbaikan dan improvement.

3.      Sebagai alat dokumentasi untuk merger, akuisisi maupun reorganisasi.

4.      Untuk mencari tahu seberapa jauh pemenuhan sistem dengan standar, peraturan dan regulasi yang ada.

Menurut Rivai (2004), audit SDM bertujuan untuk:

1.      Menilai efektifitas SDM.

2.      Aspek-aspek yang masih dapat diperbaiki.

3.      Mempelajari aspek-aspek tersebut secara mendalam.

4.      Menunjukkan kemungkinan perbaikan, serta membuat rekomendasi untuk pelaksanaan perbaikan tersebut.

Objek Audit Sumber Daya Manusia (SDM)

Aspek SDM yang dapat diaudit cukup luas, karena SDM itu sendiri mencakup fungsi perencanaan, fungsi pengembangan, fungsi pemeliharaan, fungsi informasi, fungsi penghargaan dan penghukuman, serta fungsi peningkatan kinerja. Dengan demikian jika dirinci, obyek yang dapat diaudit adalah sebagai berikut:

ü  Fungsi Perencanaan: Manpower Planning, Manpower Recruitment, Manpower Fulfillment, Sourcing Candidate.

ü  Fungsi Pengembangan: Training, Development, Coaching, Mentoring.

ü  Fungsi Pemeliharaan: Industrial Relation, Coorporate Social Responsibility.

ü  Fungsi Informasi & Teknologi: Personnel Data Base, Sistem Informasi Manajemen SDM (HRIS).

ü  Fungsi Penghargaan dan Penghukuman: Compensation & Benefit, Reward, Termination, Punishment.

ü  Fungsi Peningkatan kinerja: Performance Management System, Pay for Performance.

Aspek diatas merupakan sisi Hard Capabilities Organization karena masih banyak berkutat dalam hal sistem dan prosedur. Perkembangan selanjutnya yang bisa menjadi pertimbangan audit adalah mengaudit aspek Soft Organization, antara lain:

ü  Budaya Organisasi

ü  Audit Competency Staff SDM

ü  Audit kepuasan terhadap fungsi SDM

Ruang Lingkup Audit SDM

Dalam pelaksanaan audit SDM untuk mendukung jalannya kegiatan-kegiatan SDM perlu dilakukan pembatasan terhadap aspek yang akan di audit. Secara garis besar, prospek audit SDM dilakukan terhadap fungsi SDM yang berkaitan dengan kegiatan-kegiatan SDM yang dimulai dari perencanaan SDM, perekrutan, penyeleksian, pelatihan, dan evaluasi kinerja SDM (Handoko, 1997).

Menurut Sherman & Bohlander, audit SDM memberikan peluang untuk:

1.      Menilai efektivitas fungsi SDM

2.      Memastikan ketaatan terhadap hukum, kebijakan, perturan dan prosedur

3.      Menetapkan pedoman untuk penetapan standar

4.      Memperbaiki mutu staf SDM

5.      Meningkatkan citra dari fungsi SDM

6.      Meningkatkan perubahan dan kreatifitas

7.      Menilai kelebihan dan kekurangan dari fungsi SDM

8.      Memfokus staff SDM pada masalah masalah penting

9.      Membawa SDM lebih dekat pada fungsi fungsi yang lain.

Instrumen-Instrumen Audit Sumber Daya Manusia

Dalam pengumpulan informasi tentang aktifitas-aktifitas SDM, ada beberapa instrumen yang dapat membantu dalam menghimpun data aktivitas-aktivitas sumber daya manusia, diantaranya:

1.      Wawancara, wawancara dengan karyawan dan manajer adalah suatu sumber informasi mengenai aktivitas sumber daya manusia. Komentar mereka membantu tim audit mencari bidang-bidang yang membutuhakn perbaikan. Kritik dari karyawan dapat menunjukkan tindakan-tindakan yang harus diambil oleh departemen untuk memenuhi kebutuhan mereka. Demikian juga, sumbang saran manajer dapat mengungkapkan cara-cara untuk memberikan mereka servis yang lebih baik.

2.      Kuesioner, karena wawancara itu menyita waktu dan mahal serta kerap hanya terbatas pada sedikit orang, banyak departemen sumber daya manusia yang menggunakan kuesioner-kuesioner untuk memperluas lingkup riset mereka. Selain itu, kuisioner juga dapat memberikan jawaban-jawaban yang lebih terbuka dibandingkan wawancara tatap muka.

3.      Informasi Eksternal, informasi adalah alat sentral dari tim audit. Perbandingan-perbandingan luar memberikan kepada tim audit suatu perspektif terhadapnya aktivitas-aktivitas perusahaan dapat dinilai.

4.      Analisis Catatan

5.      Eksperimen-Eksperimen Riset

6.      Audit-Audit Internasional

Kegiatan-Kegiatan Auditor

Tiga bidang utama yang difokuskan pada Audit Sumber Daya Manusia terdiri atas policy/management audit, performance/operasional audit, dan financial audit.

1.      Policy/Management Audit

Penilaian yang dilaksanakan secara sistematis dan independent, berorientasi ke masa depan terhadap: keputusan dan kebijakan yang dilakukan oleh manajemen yang bertujuan untuk meningkatkan kualitas SDM melalui perbaikan pelaksanaan fungsi manjemen, pencapaian rencana yang sudah ditetapkan serta pencapaian sosial objektif.

2.      Performance/Operasional Audit

Merupakan suatu kegiatan penilaian yang sistematis yang dilaksanakan secara objective dan independent berorientasi atas masa depan untuk semua kegiatan yang ada dalam suatu perubahan yang utamanya dalam bidang SDM.

3.      Financial Audit

Mempunyai orientasi pengujian/penilaian secara independent dan objectif atas tingkat kewajaran dan kecermatan serta data keuangan untuk memberikan perlindungan keamanan asset perusahaan dengan melakukan evaluasi kelayakan internal control yang di tetapkan. Audit ini sendiri dapat dilakukan dalam beberapa situasi, diantaranya:

a.       ketika dirasa diperlukan oleh manjemen puncak

b.      ketika suatu kekuatan eksternal yang memaksa untuk dilakukan suatu tinjauan

c.       ketika suatu perusahaan yang signifikan dalam suatu dunia usaha yang memaksa untuk melakukan konsiderasi ulang manajemen SDM

d.      ketika seorang manajer baru yang merasa bertanggung jawab atas Dep. SDM

e.       ketika suatu keinginan spesialis SDM untuk meningkatkan praktek dan sistem SDM perusahaan.

Proses Audit

Proses audit terdiri atas enam langkah:

1.      Mengkomunikasikan gagasan dan makna audit SDM dan menekankan berbagai manfat yang dapat diperoleh, serta mendapatkan dukungan manajemen puncak.

2.      Memilih personalia dengan berbagai ketrampilan dan menyusun tim audit, serta memberikan pelatihan yang dibutuhkan.

3.      Mengumpulkan data dari berbagai jenjang, fungsi dan unit yang berbeda dalam organisasi.

4.      Menyiapkan laporan audit bagi para manajer lini dan evaluasi departemen SDM.

5.      Membahas laporan dengan para manajer pengoperasian terkait yang kemudian menindaklanjuti hasil evaluasi.

6.      Memasukkan berbagai tindakan korektif ke dalam proses penetapan sasaran operasi organisasi regular.