MEMAHAMI KOMUNIKASI MANUSIA DAN KOMUNIKASI BISNIS

Mahasiswa/i, pada dasarnya ada 4 (empat) kegiatan komunikasi manusia yaitu berbicara, mendengarkan, membaca, dan menulis. Keempat kegiatan tersebut biasanya dikategorikan menjadi dua bentuk komunikasi yaitu komunikasi lisan dan komunikasi tertulis. Kegiatan komunikasi lisan merupakan kegiatan komunikasi yang tertua dalam sejarah peradaban manusia sedangkan komunikasi tertulis baru dilakukan manusia setelah manusia mengenal huruf. Berkomunikasi  itu ternyata tidak semudah yang dibayangkan, maka orang mempelajari komunikasi manusia. Dalam mempelajari komunikasi manusia,  maka kita perlu pemahaman konsep-konsep dasar komunikasi. Ada dua aliran dalam merumuskan pengertian komunikasi menurut Fiske (2004:8-9) yakni komunikasi sebagai penyampaian atau transmisi pesan yang disebut mazhab “proses” dan komunikasi sebagai pembuatan dan pertukaran makna yang disebut sebagai mazhab “semiotika”. Sedangkan Deddy Mulyana (2005a:61) menyebutkan adanya tiga kerangka pemahaman atas komunikasi yaitu (1) komunikasi sebagai tindakan satu arah, (2) komunikasi sebagai interaksi, dan (3) komunikasi sebagai transaksi. Lasswell merumuskan komunikasi dengan pernyataan dalam bentuk pertanyaan seperti berikut Who, Says what, In which channel, To whom  dan With what effect. Mahasiswa/i, bukan hanya pendapat diatas mengenai pengertian komunikasi. Masih banyak pendapat para ahli lainnya.

Komunikasi juga memiliki fungsi yakni menurut pendapat Rudolph F. Verderber fungsi komunikasi adalah (1) fungsi sosial, yaitu untuk tujuan kesenangan, untuk menunjukkan ikatan dengan orang lain, membangun dan memilihara hubungan; dan (2) fungsi pengambilan  keputusan yaitu memutuskan untuk melakukan atau tidak melakukan sesuatu pada saat tertentu. Sedangkan William I. Gorden (dalam Mulyana, 2005a:5) menyebutkan fungsi komunikasi itu  adalah (1) komunikasi sosial, (2) komunikasi ekspresif, (3) komunikasi ritual, dan (4) komunikasi instrumental. Sedangkan tujuan komunikasi manusia menurut Dimbleby dan Burton (1985:16) adalah (a) informasi, (b) hubungan (relasi), (c) persuasi, (d) kekuasaan, (e) pengambilan keputusan, dan (f) ekspresi diri. Menurut Gordon I. Zimmerman (dalam Mulyana, 2005a:4) tujuan komunikasi manusia itu bisa dibagi ke dalam dua kategori utama. Pertama, kita berkomunikasi untuk menyelesaikan tugas-tugas penting bagi kebutuhan kita Kedua, kita berkomunikasi untuk membangun dan memupuk hubungan dengan orang lain. Namun Mahasiswa/i, yang cukup populer, tujuan komunikasi biasanya dirumuskan sebagai (a) menginformasikan, (b) mendidik, (c) menghibur, dan (d) mempengaruhi.

           Mahasiswa/i, didalam berkomunikasi kita harus memperhatikan etiket yang merupakan suatu sikap seperti sopan sanntun atau aturan lainnya yang mengatur hubungan antar kelompok manusia yang beradab dalam pergaulan. Berikut ini adalah beberapa etiket dalam berkomunikasi antar manusia dalam kehidupan sehari-hari yakni:

1. Jujur tidak berbohong
2. Bersikap Dewasa tidak kekanak-kanakan
3. Lapang dada dalam berkomunikasi
4. Menggunakan panggilan / sebutan orang yang baik
5. Menggunakan pesan bahasa yang efektif dan efisien
6. Tidak mudah emosi / emosional
7. Berinisiatif sebagai pembuka dialog
8. Berbahasa yang baik, ramah dan sopan
9. Menggunakan pakaian yang pantas sesuai keadaan
10. Bertingkah laku yang baik

Selanjutnya Mahasiswa/i kita membahas tentang apa yang dimaksud dengan komunikasi bisnis. Rosenblatt et.al., (1977:3) mendefinisikan komunikasi bisnis sebagai “pertukaran gagasan, pendapat, informasi, instruksi dan sebagainya yang memiliki tujuan tertentu yang disajikan secara personal atau impersonal melalui simbol-simbol atau sinyal-sinyal untuk mencapai tujuan organisasi”. Dalam definisi tersebut, bila kita perhatikan secara seksama, mengandung 6 unsur pokok komunikasi bisnis, yaitu (1) bertujuan, berarti komunikasi bisnis harus memiliki tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya (2) pertukaran, kegiatan ini melibatkan paling tidak dua orang atau lebih yakni komunikator dan komunikan, (3) gagasan, opini, informasi, instruksi merupakan isi dari pesan yang bentuknya beragam bergantung tujuan, situasi dan kondisinya, (4) saluran personal atau impersonal yang mungkin bersifat tatap-muka atau melalui siaran televisi yang menjangkau jutaan orang secara bersamaan, (5) simbol atau sinyal yang merupakan alat atau metode yang dapat dimengerti untuk menyampaikan atau mempertukarkan pesan. (6) pencapaian tujuan organisasi.

    Ada pun bentuk komunikasi bisnis yang dilangsungkan pada umumnya bisa dikategorikan seperti berikut ini:

1. Komunikasi dari atasan pada bawahan (downward communications) yang merupakan penyampaian pesan dari orang yang dalam hierarkhi organisasi lebih tinggi pada orang yang menjadi bawahannya.
2. Komunikasi dari bawahan pada atasan (upward communications) yang merupakan kebalikan dari komunikasi pada butir a.
3. Komunikasi pada sesama (sideways communications) yang merupakan proses komunikasi yang berlangsung di antara orang yang sama kedudukannya dalam hierarkhi organisasi seperti komunikasi di antara sesama manajer, sesama supervisor atau sesama karyawan.
4. Komunikasi multisaluran (multichannel communications) yang merupakan komunikasi yang berlangsung dengan menggunakan berbagai saluran di antara orang dari berbagai jenjang jabatan.

Sedangkan variable komunikasi bisnis adalah sebagai berikut:

a.          Variabel Sumber/Komunikator

Sumber atau komunikator merupakan variabel penting dalam komunikasi bisnis, karena merupakan pihak pertama yang mendorong terjadinya komunikasi atau merupakan pihak yang mengambil inisiatif mendorong terjadinya proses komunikasi.

b.         Variabel Pesan

 Pesan, seperti yang sudah kita bahas,  dapat diartikan sebagai sesuatu ─yang berupa pengetahuan, gagasan, pendapat, informasi, atau instruksi─ yang disampaikan komunikator kepada orang lain, atau dari satu lembaga kepada lembaga lain, dari satu orang kepada lembaga lain.

c.          Variabel Penerima/Komunikan

Komunikan atau penerima merupakan salah satu komponen komunikasi yang penting untuk kita cermati. Karena komunikan, akan menentukan bagaimana cara kita berkomunikasi.

d.         Variabel Konteks

Konteks komunikasi itu, bisa bersifat alamiah dan bisa juga memang sengaja diciptakan. Konteks komunikasi yang alamiah adalah situasi komunikasi yang tidak kita ciptakan suasananya sehingga merupakan suasana keseharian yang wajar.

e.          Variabel Saluran

Komunikasi yang dilakukan manusia pasti menggunakan saluran komunikasi tertentu. Ada saluran yang diperlukan untuk berkomunikasi dengan massa atau banyak orang yang dinamakan media massa. Tapi ada juga saluran yang dipergunakan untuk pembicaraan di antara dua orang seperti telepon.

f.           Variabel Efek

Ada perubahan pengetahuan pada diri komunikan, yakni dari tidak tahu menjadi tahu ada lowongan pekerjaan. Kemudian ada perubahan sikap, dengan mnyatakan kualifikasinya sesuai dengan kebutuhan yang dinyatakan dalam iklan itu. Akhirnya ada perubahan perilaku, dengan mengirimkan surat lamaran.

Mahasiswa/i, ada 7 prinsip yang harus dipegang saat melakukan komunikasi bisnis. Ketujuh prinsip tersebut dirangkum dalam akronim 7C. Prinsip tersebut adalah:

1.       Completness, yang berarti kita harus mengupayakan untuk bisa memberikan informasi selengkap mungkin kepada pihak yang membutuhkan.

2.       Conciseness, yang berarti komunikasi dikemas dengan menggunakan kata-kata jelas, singkat dan padat.

3.       Concretness, yang berarti pesan yang dikomunikasikan itu disusun secara spesifik dan kongkret, bukan abstrak.

4.       Consideration, yang berarti pesan yang disampaikan mesti mempertimbangkan situasi penerima/komunikan.

5.       Clarity, yang berarti pesan yang dikomunikasikan disusun dalam kalimat yang mudah difahami komunikan.

6.       Courtesy, yang berarti sopan-santun dan tata-krama merupakan hal yang penting dalam berkomunikasi yang merupakan bentuk penghargaan kepada komunikan.

7.       Correctness, yang berarti pesan yang dikomunikasikan dibuat secara cermat.

Sedangkan tipe-tipe komunikasi bisnis adalah sebagai berikut :

1.       Komunikasi verbal

Komunikasi verbal itu merupakan komunikasi yang menggunakan kata-kata atau secara lebih konseptual-teoretis melalui simbol-simbol bahasa.

2.       Komunikasi non verbal

Secara sempit, komunikasi nonverbal adalah “penggunaan secara intensional seperti dalam penggunaan simbol nonlisan untuk mengkomunikasikan pesan tertentu”.  Sedangkan secara luas, komunikasi nonverbal mengacu pada unsur-unsur lingkungan yang dipergunakan manusia dalam berkomunikasi, seperti warna dinding tempat percakapan berlangsung.

3.       Komunikasi visual

Dalam komunikasi visual, simbol-simbol bahasa itu dibantu atau diganti dengan simbol visual seperti gambar dan grafik untuk membantu pemahaman lawan-komunikasi. Jadi, komunikasi visual itu merupakan kegiatan penyampaian pesan dengan menggunakan simbol-simbol visual.

Teknik penyusunan pesan komunikasi bisnis adalah sebagai berikut:

1.       Organisasi Pesan

Pada umumnya, pesan yang kita susun diorganisasikan dengan mengelompokkannya ke dalam tiga bagian besar. Ketiga bagian tersebut meliputi (a) pembuka/pendahuluan (introduction), (b) isi (body) dan (c) penutup/kesimpulan (conclusion). Mengapa kita memperhatikan organisasi pesan? Penelitian-penelitian membuktikan bahwa pesan yang diorganisasikan dengan baik lebih mudah dimengerti dibandingkan dengan pesan yang tidak tersusun dengan baik. Di samping itu, pesan yang terorganisasi terbukti lebih efektif dibandingkan dengan pesan yang tidak terorganisasi. Rahmat (2005:295) menunjukkan enam macam organisasi pesan adalah sebagai berikut;

1.  Deduktif, yang menyatakan lebih dulu gagasan utama lalu diperjelas dengan pernyataan pendukung atau bukti.

2.     Induktif, yang dimulai dengan rincian-rincian dan data pendukung lalu menarik kesimpulan.

3.      Kronologis, yang menyusun pesan dengan urutan waktu terjadinya satu peristiwa.

4.  Logis, yang menyusun  pesan dengan menggunakan hubungan sebab akibat sehingga kita bisa menjelaskan lebih dulu akibat baru sebab atau sebab dulu baru akibat.

5.          Spasial, yang menyusun pesan dengan urut-urutan berdasarkan tempat.

6.          Topikal, yang menggunakan topik tertentu mulai dari yang kurang penting hingga yang terpenting dan sebaliknya.

2.       Imbauan Pesan

Imbauan pesan itu berkenaan dengan upaya kita mempengaruhi orang lain melalui pesan yang kita sampaikan yang menyentuh motif yang menggerakkan atau mendorong perilaku penerima pesan.

Rahmat (2005:298-301) menyebutkan jenis-jenis imbauan pesan tersebut seperti berikut ini.

a.          Imbauan rasional, yang berarti kita meyakinkan orang lain dengan pendekatan logis atau penyajian bukti-bukti.

b.          Imbauan emosional, yang berarti kita meyakinkan orang lain dengan pendekatan yang menyentuh sisi emosi orang lain.

c.          Imbauan takut, yang berarti kita meyakinkan orang lain dengan menunjukkan sisi-sisi menyeramkan dari satu fakta untuk mendorong orang lain mengikuti apa yang kita inginkan.

d.          Imbauan ganjaran, yang berarti kita mengubah sikap, pendapat dan perilaku orang lain dengan memberikan imbalan tertentu seperti pujian, penghargaan atau hadiah.

e.          Imbauan motivasional, yang merupakan kegiatan komunikasi untuk mengubah sikap, pendapat dan perilaku dengan menggunakan pesan-pesan yang membangkitkan semangat lawan komunikasi kita.

Demikianlah Mahasiswa/i, intisari inisiasi I ini. Selamat berdiskusi.