AUDIT
KOMPATIBILITAS
Audit Sumber Daya Manusia merupakan suatu
proses sistematik dan formal untuk mengevaluasi kompatibilitas fungsi Sumber Daya Manusia
dengan tujuan dan strategi implementasi berbagai fungsi SDM, kebijakan dan
prosedur SDM, serta kinerja setiap program SDM. Audit Kompatibilitas merupakan ketaatan menilai keselarasan dan
konsistensi kebijakan dan prosedur SDM dengan tujuan dan strategi perusahaan mengevaluasi keefektifan
dan efisiensi setiap fungsi SDM serta mengukur biaya dan kinerja setiap program
dan fungsi MSDM dengan menganalisis tingkatan kepuasan penggunaan pelayanan fungsi SDM
melalui pelaksanaan survei sikap karyawan, mengevaluasi penerapan berbagai kebijakan dan
prosedur MSDM oleh para manajer lini,
dan menentukan ketaatan terhadap peraturan dan regulasi
yang berlaku.
Adapun audit sumber daya manusia dapat
dilaksanakan dalam berbagai situasi sebagai berikut:
a.
Dirasa perlu oleh manajemen
puncak
b. Suatu kekuatan eksternal yang
memaksa suatu tinjauan (perusahaan induk, perusahaan yang mengakuisisi, dewan
komisaris, badan pemerintah, dll).
Seorang manajer baru yang bertanggung jawab atas departemen sumber daya manusia.
Seorang manajer baru yang bertanggung jawab atas departemen sumber daya manusia.
c. Suatu perubahan yang signifikan
dalam dunia usaha yang memaksa konsiderasi ulang manajemen sumber daya manusia
(sebagai contoh: penurunan bisnis, ekspansi yang gencar, ancaman serikat
pekerja, dan perputaran karyawan yang tinggi sekali).
d. Suatu keinginan spesialis
sumber daya manusia untuk meningkatkan praktik dan sistem sumber daya manusia
perusahaan.
Audit memberikan suatu perspektif yang
komperehensif terhadap praktik yang berlaku sekarang, sumber daya, dan
kebijakan manajemen mengenai pengelolaan sumber daya manusia serta menemukan
peluang dan strategi untuk mengarahkan ulang peluang dari strategi tersebut.
Termasuk di dalamnya adalah asumsi bahwa peluang telah hilang karena tetap
bertahan dengan pendekatan sekarang ini, dan proses manajemen sumber daya
manusia adalah dinamik dan mestilah secara terus menerus diarahkan ulang agar
responsif tehadap kebutuhan
STRATEGI PERENCANAAN DAN PENGADAAN SUMBER DAYA MANUSIA YANG EFEKTIF
Strategi perencanaan sumberdaya manusia yang
efektif berdasarkan
pada suatu pemikiran bahwa organisasi publik maupun bisnis saat ini dihadapkan
pada suatu perubahan kondisi lingkungan yang semakin cepat. Keselarasan antara
perencanaan sumber daya manusia (SDM) dapat membangun kinerja organisasi yang
mampu mengadaptasi dengan perubahan tadi. Untuk merancang dan mengembangkan
perencanaan sumber daya manusia yang efektif bukanlah pekerjaan yang mudah, dia
membutuhkan suatu pemikiran, pertimbangan jangka pendek maupun jangka panjang.
Tiga tahap perencanaan yang saling terkait, seperti :
1. Strategic planning yang bertujuan untuk mempertahankan kelangsungan organisasi dalam lingkungan
persaingan.
2.
Operational planning, yang menunjukkan demand terhadap SDM
3.
Human resources planning, yang digunakan untuk memprediksi kualitas dan kuantitas
kebutuhan sumber daya manusia dalam jangka pendek dan jangka panjang yang menggabungkan
program pengembangan dan kebijaksanaan SDM.
Dalam pelaksanaannya, perencanaan sumber
daya manusia harus disesuaikan dengan strategi tertentu. Hal ini dimaksudkan
untuk meminimalisikan adanya kesenjangan agar tujuan dengan kenyataan dan
sekaligus menfasilitasi keefektifan organisasi. Perencanaan sumber daya manusia
harus diintegrasikan dengan tujuan perencanaan jangka pendek dan jangka panjang
organisasi. Hal ini diperlukan agar organisasi bisa terus survive dan dapat
berkembang sesuai dengan tuntutan perubahan yang sangat cepat dan dinamis.
Sebuah organisasi dalam mewujudkan
eksistensinya dalam rangka mencapai tujuan memerlukan perencanaan Sumber daya
manusia yang efektif. Suatu organisasi, menurut Riva’i (2004) “tanpa didukung pegawai/karyawan yang sesuai baik segi kuantitatif, kualitatif, strategi dan operasionalnya, maka organisasi/perusahaan itu tidak akan mampu
mempertahankan keberadaannya, mengembangkan dan memajukan dimasa yang akan
datang”. Oleh karena itu disini diperlukan adanya
langkah-langkah manajemen guna lebih menjamin bahwa organisasi tersedia tenaga
kerja yang tepat untuk menduduki berbagai jabatan, fungsi, pekerjaan yang
sesuai dengan kebutuhan. Perencanaan sumber daya manusia (human resource planning) merupakan proses manajemen dalam
menentukan pergerakan sumber daya manusia organisasi dari posisi yang
diinginkan di masa depan, sedangkan sumber daya manusia adalah seperangkat
proses-proses dan aktivitas yang dilakukan bersama oleh manajer sumber daya
manusia dan manajer lini untuk menyelesaikan masalah organisasi yang terkait
dengan manusia. Tujuan dari integrasi sistem adalah untuk menciptakan proses prediksi
demand sumber daya manusia yang muncul dari perencanaan strategik dan
operasional secara kuantitatif, dibandingkan dengan prediksi
ketersediaan yang berasal dari program-program SDM. Oleh karena itu,
perencanaan sumber daya manusia harus disesuaikan dengan strategi tertentu agar
tujuan utama dalam memfasilitasi keefektifan organisasi dapat tercapai. Strategi
bisnis di masa yang akan datang yang dipengaruhi perubahan kondisi lingkungan
menuntut manajer untuk mengembangkan program-program yang mampu menterjemahkan current issues dan mendukung rencana
bisnis masa depan. Keselarasan antara bisnis dan perencanaan sumber daya
manusia (SDM) dapat membangun perencanaan bisnis yang pada akhirnya menentukan
kebutuhan SDM. Beberapa faktor eksternal yang mempengaruhi aktivitas bisnis dan
perencanaan SDM, antara lain: globalisasi, kemajuan teknologi, pertumbuhan
ekonomi dan perubahan komposisi angkatan kerja. Perubahan karakteristik
angkatan kerja yang ditandai oleh berkurangnya tingkat pertumbuhan tenaga
kerja, semakin meningkatnya masa kerja bagi golongan tua, dan peningkatan
diversitas tenaga kerja membuktikan perlunya kebutuhan perencanaan SDM. Dengan
demikian, proyeksi demografis terhadap angkatan kerja di masa depan akan
membawa implikasi bagi pengelolaan sumber daya manusia yang efetif. Peramalan
kebutuhan sumber daya manusiadi masa depan serta perencanaan pemenuhan
kebutuhan sumber daya manusia tersebut merupakan bagian dalam perencanaan
sumber daya manusia yang meliputi pencapaian tujuan dan implementasi
program-program. Dalam perkembangannya, perencanaan sumber, perencanaan sumber
manusia juga meliputi pengumpulan data yang dapat digunakan untuk mengevaluasi
keefektifan program-program yang sedang berjalan dan memberikan informasi
kepada perencanaan bagi pemenuhan kebutuhan untuk revisi peramalan dan program
pada saat diperlukan. Tujuan utama perencanaan adalah memfasilitasi keefektifan
organisasi, yang harus diintegrasikan dengan tujuan perencanaan jangka pendek
dan jangka panjang organisasi (Jackson & Schuler, 1990). Dengan demikian,
perencanaan sumber daya manusia merupakan suatu proses menterjemahkan strategi
bisnis menjadi kebutuhan sumber daya manusia baik kualitatif maupun kuantitatif
melalui tahapan tertentu.
Berbagai pengertian dan strategi perencanaan
SDM Mondy & Noe (1995) mendefinisikan perencanan SDM sebagai proses yang secara
sistematis mengkaji keadaan sumberdaya manusia untuk memastikan bahwa jumlah
dan kualitas dengan ketrampilan yang tepat, akan tersedia pada saat mereka
dibutuhkan. Kemudian Eric Vetter dalam Jackson & Schuler (1990) dan Schuler
& Walker (1990) mendefinisikan perencanaan sumber daya manusia (HR
Planning) sebagai proses manajemen dalam menentukan pergerakan sumber daya
manusia organisasi dari posisinya saat ini menuju posisi yang diinginkan di
masa depan. Dari konsep tersebut, perencanaan sumber daya manusia dipandang sebagai
proses linear, dengan menggunakan data dan proses masa lalu (short-term) sebagai pedoman perencanaan
di masa depan (long-term). Dari
beberapa pengertian tadi, maka perencanaan SDM adalah serangkaian kegiatan atau aktivitas yang
dilakukan secara sistematis dan strategis yang berkaitan dengan peramalan
kebutuhan tenaga kerja/pegawai dimasa yang akan datang dalam suatu organisasi
(publik dan bisnis)
dengan menggunakan sumber informasi yang tepat guna penyediaan tenaga kerja
dalam jumlah dan kualitas sesuai yang dibutuhkan. Adapun dalam perencanaan
tersebut memerlukan suatu strategi yang didalamnya terdapat seperangkat
proses-proses dan aktivitas yang dilakukan bersama oleh manajer sumber daya
manusia pada setiap level manajemen untuk menyelesaikan masalah organisasi guna
meningkatkan kinerja organisasi saat ini dan masa depan serta menghasilkan keunggulan
bersaing berkelanjutan.
Dengan demikian, tujuan perencanaan sumber
daya manusia adalah memastikan bahwa orang yang tepat berada pada tempat dan
waktu yang tepat, sehingga hal tersebut harus disesuaikan dengan rencana organisasi
secara menyeluruh. Untuk merancang dan mengembangkan perencanaan sumber daya
manusia yang efektif menurut Manzini (1996).
Perencanaan sumber daya manusia dengan
perencanaan strategik perlu diintegrasikan untuk memudahkan organisasi
melakukan berbagai tindakan yang diperlukan ,manakala terjadi perubahan dan
tuntutan tujuan pengintegrasian perencanaan sumber daya manusia adalah untuk
mengidentifikasi dan menggabubungkan faktor-faktor perencanaan yang saling
terkait, sistematrik, dan konsisten. Salah satu alasan untuk mengintegrasikan
perencanaan sumber daya manusia dengan perencanaan strategik dan operasional
adalah untuk mengidentifikasi human resources gap antara demand dan supply,
dalam rangka menciptakan proses yang memprediksi demand sumber daya manusia
yang muncul dari perencanaan strategik dan operasional secara kuantitatif
dibandingkan dengan prediksi ketersediaan yang berasal dari program-program
SDM. Pemenuhan kebutuhan sumber daya manusia organisasi di masa depan
ditentukan oleh kondisi faktor lingkungan dan ketidakpastian, diserta tren
pergeseran organisasi dewasa ini. Organisasi dituntut untuk semakin
mengandalkan pada speed atau kecepatan, yaitu mengupayakan yang terbaik dan
tercepat dalam memenuhi kebutuhan tuntutan/pasar (Schuler & Walker, 1990).
Perencanaan
SDM dapat bermanfaat untuk:
1.
Meningkatkan pendayagunaan SDM
guna memberi kontribusi terbaik.
2. Menyelaraskan aktivitas SDM
dengan sasaran organisasi agar setiap pegawai/tenaga kerja dapat mengotimalkan
potensi dan ketrampilannya guna meningkatkan kinerja organisasi.
3. Penghematan tenaga,biaya, waktu
yang diperlukan ,sehingga dapat meningkatkan efisiensi guna
kesejahteraanpegawai/karyawan (Nawawi, 1997).
Tahapan perencanaan SDM menurut Jackson dan Schuler (1990), perencanaan
sumber daya manusia yang tepat membutuhkan langkah-langkah tertentu berkaitan
dengan aktivitas perencanaan sumber daya manusia menuju organisasi modern.
Langkah-langkah
tersebut meliputi:
1. Pengumpulan dan analisis data
untuk meramalkan permintaan maupun persediaan sumber daya manusia yang
diekspektasikan bagi perencanaan bisnis masa depan.
2.
Mengembangkan tujuan
perencanaan sumber daya manusia.
3. Merancang dan
mengimplementasikan program-program yang dapat memudahkan organisasi untuk
pencapaian tujuan perencanaan sumber daya manusia.
4.
Mengawasi dan mengevaluasi
program-program yang berjalan.
Keempat tahap tersebut dapat
diimplementasikan pada pencapaian tujuan jangka pendek (kurang dari satu
tahun), menengah (dua sampai tiga tahun), maupun jangka panjang (lebih dari
tiga tahun). Rothwell (1995) menawarkan suatu teknik perencanaan sumber daya
manusia yang meliputi tahap:
1.
investigasi baik pada
lingkungan eksternal, internal, organisasional
2. forecasting atau peramalan atas
ketersediaan supply dan demand sumber daya manusia saat ini dan masa depan
3.
perencanaan bagi rekrumen,
pelatihan, promosi, dan lain-lain
4.
utilasi, yang ditujukan bagi
manpower dan kemudian memberikan feedback bagi proses awal.
Pengadaan Sumber Daya
Manusia
Recruitment
disini diartikan pengadaan, yaitu suatu proses
kegiatan mengisi formasi yang lowong, mulai dari perencanaan, pengumuman,
pelamaran, penyaringan sampai dengan pengangkatan dan penempatan. Pengadaan
yang dimaksud disini lebih luas maknanya, karena pengadaan dapat merupakan salah
satu upaya dari pemanfaatan. Jadi pengadaan disini adalah upaya penemuan calon
dari dalam organisasi maupun dari luar untuk mengisi jabatan yang memerlukan
SDM yang berkualitas. Jadi bisa berupa recruitment
from outside dan recruitment from
within. Recruitment from within
merupakan bagian dari upaya pemanfatan SDM yang sudah ada, antara lain melalui
pemindahan dengan promosi atau tanpa promosi. Untuk pengadaan pekerja dari luar
tahapan seleksi memegang peran penting. Seleksi yang dianjurkan bersifat terbuka
(open competition) yang didasarkan
kepada standar dan mutu yang sifatnya dapat diukur (measurable). Pada seleksi pekerja baru maupun perpindahan baik
promosi dan tanpa promosi, harus memperhatikan unsur-unsur antara lain;
kemampuan, kompetensi, kecakapan, pengetahuan, keterampilan, sikap dan
kepribadian.
Tahapan pemanfaatan SDM ini sangat memegang
peranan penting, dan merupakan tugas utama dari seorang pimpinan. Suatu hal
yang penting disini adalah memanfaatkan SDM atau pekerja secara efisien, atau
pemanfaatan SDM secara optimal, artinya pekerja dimanfaatkan sebesar-besarnya
namun dengan tetap memperhatikan dan mempertimbangkan batas-batas kemungkinan
pemanfaatan yang wajar. Orang tidak merasa diperas karena secara wajar pula
orang tersebut menikmati kemanfaatannya.
Prinsip pemanfaatan SDM yang terbaik adalah
prinsip satisfaction yaitu tingkat
kepuasan yang dirasakan sendiri oleh pekerja yang menjadi pendorong untuk
berprestasi lebih tinggi, sehingga makin bermanfaat bagi organisasi dan
pihak-pihak lain. Pemanfaatan SDM dapat dilakukan dengan berbagai cara, mulai
dari yang paling mudah dan sederhana sampai cara yang paling canggih.
Pemanfaatan SDM perlu dimulai dari tahap pengadaan, dengan prinsip the right
man on the right job.
AUDIT FUNGSI PENGEMBANGAN DAN PEMELIHARAAN SUMBER DAYA
MANUSIA
Sumber daya manusia yang ada didalam suatu
organisasi perlu pengembangan sampai pada taraf tertentu sesuai dengan
perkembangan organisasi. Apabila organisasi ingin berkembang seyogyanya diikuti
oleh pengembangan sumber daya manusia. Pengembangan sumber daya manusia ini
dapat dilaksanakan melalui pendidikan dan pelatihan yang berkesinambungan.
Pendidikan dan pelatihan merupakan upaya
untuk pengembangaan SDM, terutama untuk pengembangan kemampuan intelektual dan
kepribadian. Pendidikan pada umumnya berkaitan dengan mempersiapkan calon
tenaga yang digunakan oleh suatu organisasi, sedangkan pelatihan lebih
berkaitan dengan peningkatan kemampuan atau keterampilan pekerja yang sudah
menduduki suatu jabatan atau tugas tertentu. Untuk pendidikan dan
pelatihan ini, langkah awalnya perlu dilakukan analisis kebutuhan atau need
assessment, yang menyangkut tiga aspek, yaitu: (1) analisis organisasi, untuk
menjawab pertanyaan: “Bagaimana organisasi melakukan pelatihan bagi
pekerjanya”, (2) analisis pekerjaan, dengan pertanyaan : ” Apa yang harus
diajarkan atau dilatihkan agar pekerja mampu melaksanakan tugas atau
pekerjaannya” dan (3) analisis pribadi, menekankan “siapa membutuhkan
pendidikan dan pelatihan apa”. Hasil analisis ketiga aspek tersebut dapat
memberikan gambaran tingkat kemampuan atau kinerja pegawai yang ada di
organisasi tersebut.
Pemeliharaan Sumber Daya
Manusia
Pemeliharaan atau maintenance merupakan
tanggung jawab setiap pimpinan. Pemeliharaan SDM yang disertai dengan ganjaran
(reward system) akan berpengaruh
terhadap jalannya organisasi. Tujuan utama dari pemeliharaan adalah untuk
membuat orang yang ada dalam organisasi betah dan bertahan, serta dapat
berperan secara optimal. Sumber daya manusia yang tidak terpelihara dan merasa
tidak memperoleh ganjaran atau imbalan yang wajar, dapat mendorong pekerja
tersebut keluar dari organisasi atau bekerja tidak optimal. Pemeliharaan SDM
pada dasarnya untuk memperhatikan dan mempertimbangkan secara seksama hakikat
manusianya. Manusia memiliki persamaan disamping perbedaan, manusia mempunyai
kepribadian, mempunyai rasa, karya, karsa dan cipta. Manusia mempunyai
kepentingan, kebutuhan, keinginan, kehendak dan kemampuan, dan manusia juga
mempunyai harga diri. Hal-hal tersebut di atas harus menjadi perhatian pimpinan
dalam manajemen SDM. Pemeliharaan SDM perlu diimbangi dengan sistem ganjaran
(reward system), baik yang berupa finansial, seperti gaji, tunjangan, maupun
yang bersifat material seperti; fasilitas kendaraan, perubahan, pengobatan, dll
dan juga berupa immaterial seperti ; kesempatan untuk pendidikan dan pelatihan,
dan lain-lain. Pemeliharaan dengan sistem ganjaran ini diharapkan dapat membawa
pengaruh terhadap tingkat prestasi dan produktitas kerja.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar